Notion-Boards mit Claude Cowork erstellen: Schluss mit dem Notion-Chaos

Ich weiß nicht, wie es dir geht — aber ich habe Stunden, sogar Tage meines Lebens damit verbracht, Notion zu verstehen. Alle haben mir gesagt: „Kirsten, du musst Notion unbedingt für dein Business verwenden." Und ja, Notion ist eine geniale Ablagefläche. Aber ich bin Jahrgang 1972, ich habe Notion nicht in der Schule gelernt, und das merke ich bis heute täglich.

Meine Boards sahen in der Vergangenheit immer ein bisschen aus wie gewollt, aber nicht gekonnt. Ich habe mich fast geschämt, wenn ich Kunden oder Teilnehmern meine Notion-Boards zur Verfügung gestellt habe — obwohl ich wusste, was Notion für mein Business tun könnte.

Damit ist jetzt Schluss. Ich habe Claude mit meinem Notion verbunden, dazu noch Zoom — und habe heute einen Workflow, bei dem Claude Cowork direkt in Notion arbeitet und sich die Informationen aus meinen Zoom-Transkripten zieht. Die Boards, die dabei herauskommen, sind meilenweit von dem entfernt, was ich früher selbst gebaut habe. Ich spare richtig viel Zeit — und begeistere damit auch noch meine Kunden.

Was du brauchst

• Einen Claude-Pro-Account — den kleinsten bezahlten Claude-Plan. Aktuell 18 € im Monat, bei jährlicher Zahlung rechnet sich das auf 15 € im Monat herunter. Den brauchst du, weil wir die Claude Desktop App auf den Rechner laden — nur so kannst du mit Claude Cowork arbeiten.
• Einen Notion-Account — hier reicht sogar der kostenlose. Ich habe einen Bezahl-Account, weil ich mittlerweile fast eine Heavy Userin bin, aber zum Starten brauchst du das nicht.
• Optional: Zoom mit Transkript-Funktion — ich zeichne alle meine Calls und Webinare mit Zoom auf und lasse dort ein Transkript erstellen. Das ist nicht zwingend nötig, spart mir aber eine Menge Zeit: Statt selbst zu überlegen, was aufs Board kommt, sage ich Claude, er soll sich das Transkript anschauen, und wir brainstormen gemeinsam.

Schritt 1: Claude Desktop App installieren

Geh ganz normal über den Browser in deinen Claude-Account und dort auf Apps und Erweiterungen. Da kannst du dir die Desktop-App herunterladen — ich bin auf einem Mac unterwegs, deine Oberfläche sieht also vielleicht etwas anders aus, aber das geht genauso mit Windows.

Claude macht es dir hier wirklich einfach: Nach dem Klick bekommst du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung angezeigt — Datei öffnen, installieren, fertig. Du kannst direkt starten.

Schritt 2: Notion (und Zoom) mit Claude verbinden

Damit der Workflow läuft, müssen die Programme miteinander verbunden werden. Auch hier brauchst du kein Technikverständnis — du musst nur wissen, wo du klicken sollst:

1. Klick auf den Bereich Customizing (das kleine Werkzeugkoffer-Symbol) und dort auf Apps verbinden.
2. Es öffnet sich eine Übersicht mit Apps, die direkt — also nativ — mit Claude verbunden werden können. Such dir Notion heraus, klick auf das Plus und melde dich einmal in deinem Notion-Account an. Das war's — die Verbindung steht.
3. Wenn du wie ich mit Zoom arbeitest: Such oben nach „Zoom", klick bei Zoom für Claude ebenfalls auf das Plus und logg dich in deinem Account ein. Claude führt dich auch hier Schritt für Schritt durch.

Solltest du eine App nicht in der Liste finden, kannst du sie in der Regel über Zapier verbinden — dazu mache ich mal ein eigenes Video.

Schritt 3: In Claude Cowork ein Projekt anlegen

Ich mache das Ganze mit Claude Cowork. Warum? Weil ich Cowork auf meinem Rechner bestimmte Ordner freigegeben habe — und weil ich gerne Struktur habe. Du könntest das alles auch im normalen Claude-Chat machen. Aber wenn du viel damit arbeitest, wirst du schnell merken, dass Cowork der bessere Partner ist: Claude kann dir dort auch Präsentationen, Word-Dokumente, PDFs und mehr erstellen — und dafür braucht ihr einen gemeinsamen Arbeitsort.

Also: In Cowork auf Projekte → Neues Projekt klicken. Ich nenne meins einfach „Webinar". Darunter wählst du den Projektordner aus. Mein Tipp: Nimm einen Ordner auf deinem Desktop — dann bist du weniger auf die Internetverbindung angewiesen. Nur wenn du an mehreren Rechnern an unterschiedlichen Orten arbeitest, macht ein Cloud-Ordner Sinn, also so etwas wie Google Drive, OneDrive oder Dropbox.

Schritt 4: Claude das Zoom-Transkript ziehen lassen

Jetzt beginnt der eigentliche Spaß. Ich sage Claude zuerst, er soll sich das Transkript zu meinem letzten Webinar holen — in meinem Fall ein Webinar „Claude für Einsteiger" — und mir sagen, welche Informationen es sinnvoll wäre, den Teilnehmern im Nachgang zur Verfügung zu stellen. Wichtig: Ich schreibe ausdrücklich „Zoom-Transkript", damit Claude weiß, dass er über die Zoom-Verbindung nachschauen soll, was dort hinterlegt ist.

Nach einem kleinen Moment hat Claude das Transkript gefunden — und stellt sich sogar einen eigenen Subagenten, also einen Helfer, der ihn bei der Arbeit unterstützt. Weil mein Transkript ziemlich groß war, hat das etwas gedauert; danach bekam ich erst einmal eine Zusammenfassung und ein paar Rückfragen.

Kleiner Einschub: Ich tippe solche Anweisungen übrigens nicht, sondern spreche sie ein — mit Wispr Flow (Affiliate-Link). Ich nutze das Tool seit etwa acht Monaten und habe schon über 220.000 Wörter eingesprochen. So arbeite ich viel, viel schneller mit der KI — und über den Link kannst du die Pro-Version erst einmal kostenfrei testen.

Schritt 5: Das Notion-Board erstellen lassen — der Prompt

Sind die Rückfragen beantwortet, schicke ich Claude los. Das ist der Prompt, den du dir kopieren kannst:

„Ich habe dir hier ein Zoom Transkript hinterlegt. Bitte lies es dir durch und lege es in Notion ab. Erstelle mir jetzt bitte ein Notion Board mit den wichtigsten Informationen, bitte anonymisiert, mit den Follow-ups. Das heißt: Wie könnte es jetzt weitergehen? Sofern aus dem Transkript SOPs erstellt werden sollen, erstelle diese bitte und lege sie auf dem Notion Board ab. Auf dem Board sollte zusätzlich ein Bereich sein, wo ich mein Video / die Aufzeichnung hinterlegen kann."

Ich habe Claude hier bewusst keinen Speicherort in Notion vorgegeben — so, als würde man es zum ersten Mal machen. Du kannst natürlich auch ein Board vorbereiten und Claude den Link geben mit der Bitte, die Inhalte genau dort abzulegen.

Claude arbeitet — und denkt mit

Und jetzt kommt das, was mich wirklich begeistert: Claude erkennt von selbst, dass es zu diesem Webinar schon ein Board gibt — und prüft erst einmal, dass nichts doppelt angelegt wird. Wenn ich an meine ersten Schritte mit ChatGPT zurückdenke, wo ich die KI ständig an die Hand nehmen musste: Hier habe ich das Gefühl, die KI ist ein echter Sparringspartner, der aufpasst, dass ich keine Doppelungen habe und nichts vergesse.

Claude nimmt mich während der Arbeit auch mit: Ich sehe, was gerade erstellt wird, auf welche Referenzen zurückgegriffen wird, welche Tools und Informationen verwendet werden. Ich kann also jederzeit gegenchecken — während ich mich um andere Dinge kümmere.

Das Ergebnis? Ein Board, das weit über dem Niveau liegt, das ich selbst hinbekommen hätte:

• Die Inhalte: Wann war das Webinar, wie lange hat es gedauert, wie viele Leute haben teilgenommen, welche Themen kamen vor, welche Fragen wurden gestellt.
• Die Roadmap: Wie geht es weiter — einmal meine interne Roadmap (die würde ich vor der Weitergabe löschen) und einmal die Übersicht, was jetzt zu tun ist.
• Die SOPs: Fertige Anleitungen, die Claude aus dem Transkript erstellt und direkt auf dem Board abgelegt hat — jede einzeln aufrufbar.
• Ein Bereich für die Aufzeichnung, in dem ich mein Webinar-Video hinterlegen kann.

Und wenn du das von Grund auf lernen willst: In meinem Claude-Sprint arbeiten wir eine Woche lang, Montag bis Freitag, an deinen persönlichen Claude-Skills — mit täglichen Live-Calls, Aufzeichnungen und SOPs, also fertigen Anleitungen und Workflows. Nach einer Woche bist du sattelfest und weißt genau, was du mit Claude in deinem Business machen kannst.

Häufige Fragen

Was kostet der Workflow?

Du brauchst den kleinsten bezahlten Claude-Plan (Claude Pro): aktuell 18 € im Monat, bei jährlicher Zahlung 15 € im Monat. Für Notion reicht der kostenlose Account, Zoom ist optional. Und ich verspreche dir: Wenn du Claude erst einmal in weiteren Bereichen deines Business einsetzt, rechnet sich schnell auch der Max-Plan.

Brauche ich technisches Vorwissen?

Nein. Du musst nur wissen, wo du klicken sollst — Claude führt dich sowohl bei der Installation der Desktop-App als auch beim Verbinden der Apps Schritt für Schritt durch. Plus klicken, in Notion anmelden, fertig.

Geht das auch im normalen Claude-Chat?

Ja, grundsätzlich schon. Aber in Claude Cowork gibst du Ordner auf deinem Rechner frei, in denen Claude seine Ergebnisse ablegt — Präsentationen, Word-Dokumente, PDFs. Wenn du viel mit dem Workflow arbeitest, ist Cowork der bessere Partner.

Fazit: Notion nutzen, ohne Notion zu können

Viele meiner Kunden haben sich in den letzten Jahren gefühlt wie ein Ball im Flipperautomaten: immer höher, schneller, weiter, noch ein Use Case, noch eine Case Study — aber im Business sind sie nicht wirklich weitergekommen. Genau deshalb finde ich diese Entwicklung so großartig: Wir haben mittlerweile eine Handvoll großer Tools, mit denen wir als Nicht-Techniker und Solopreneure das komplette Business steuern können — ohne in das Rabbit Hole der KI-Möglichkeiten einsteigen zu müssen.

Wenn du dich über solche Workflows austauschen willst: In meiner kostenlosen Community machen wir genau das. Und wenn du Claude systematisch für dein Business einsetzen willst, schau dir den Claude-Sprint an — den Link zum nächsten Termin findest du dort.